Lưu trữ cho từ khóa: word

Cách Chọn Định dạng Tài liệu của bạn: PDF so với Word

Cách Chọn Định dạng Tài liệu của bạn: PDF so với Word

Lựa chọn sử dụng tài liệu PDF hoặc Word có thể phức tạp hơn bạn nghĩ. Cả hai định dạng này hoạt động tốt hơn đối với một số thứ và tệ hơn đối với những người khác.

Sau khi bạn đọc xong, bạn sẽ có thể quyết định định dạng tài liệu nào là tốt nhất cho bạn, bất kể tình huống tài liệu có thể là gì.

Cách Chọn Định dạng Tài liệu của bạn: PDF so với Word

Cách Chọn Định dạng Tài liệu của bạn: PDF so với Word

Những tệp PDF nào phù hợp

  • Bản in: Khi in ra một PDF, bản in của bạn sẽ giống hệt như trên màn hình. Các tài liệu PDF giữ định dạng của chúng, do đó bạn không phải lo lắng về tất cả các lề và loại nhận được cùng với máy in của bạn. Với các tệp PDF, chỉ cần vấn đề in ấn và bạn biết chính xác những gì mong đợi. In ấn không phải là nơi bạn muốn bất ngờ.
  • Kích thước tệp: PDF là một trong những định dạng tệp nhỏ gọn nhất. Một tệp PDF với 10 hình ảnh nhỏ hơn tài liệu Word có chứa mười bức ảnh đó. Điều này là do các tài liệu PDF kết hợp các tệp khác, nén chúng và sau đó tạo ra một tài liệu. Giữ các kích thước tệp là nhỏ là phép xã giao tốt khi bạn chia sẻ tài liệu. Không phải mọi người đều có kết nối 4G hoàn hảo mọi lúc, và không có nghĩa là không cần thiết phải lộn xộn hộp thư của riêng bạn.
  • Nội dung trực tuyến: PDF là định dạng phổ biến để chia sẻ tệp trên internet. Nhiều trang web sử dụng các tệp PDF để cung cấp danh sách giá, sách hướng dẫn hoặc menu. Không chỉ các tệp PDF nhỏ gọn, chúng cũng giống nhau trên mọi thiết bị và dễ dàng điều hướng.
  • An ninh: Mọi người thường sử dụng các tệp PDF trong kinh doanh. Đó là lý do tại sao PDF cung cấp nhiều tính năng để giữ cho tài liệu của bạn an toàn và bảo mật. Ví dụ, bạn có thể thêm mật khẩu bảo vệ cho bất kỳ tài liệu, mà giữ tập tin của bạn tư nhân ngay cả khi nó kết thúc trong tay sai. Bạn cũng có thể tắt tính năng chỉnh sửa để đảm bảo tất cả mọi người nhận được cùng một phiên bản ban đầu bạn đã gửi.
  • Hợp nhất các định dạng khác nhau: Bạn có thể kết hợp nhiều định dạng trong một tài liệu PDF duy nhất. Điều này có nghĩa là bạn có thể sử dụng một hình ảnh JPG làm trang đầu tiên và một tài liệu Word làm thứ hai. Bạn cũng có thể thêm nội dung từ một tệp PDF khác và hoàn tất nó bằng một bảng hoặc biểu đồ từ Excel.
  • Cách sử dụng nền chéo: Một tệp Word yêu cầu phần mềm đặc biệt được hiển thị đúng trên thiết bị của bạn. Sự xuất hiện của một tài liệu Word có thể khác nhau tùy thuộc vào chương trình bạn sử dụng. Mọi thứ đều quan trọng, kể cả phiên bản và bất kỳ phông chữ nào được cài đặt. Mặt khác, có rất nhiều giải pháp miễn phí để xem các tệp PDF bất kể loại máy tính hoặc điện thoại bạn có. Phần tốt nhất là mọi trình xem PDF hiển thị cùng một cách chính xác các tài liệu. Một lần nữa, điều này làm cho PDF thành một định dạng hoàn hảo cho việc chia sẻ tài liệu.
  • PDF là Tự chứa: một PDF là hoàn hảo để chia sẻ. Nó không chỉ tiết kiệm không gian trên máy tính của bạn, nó cũng tiết kiệm cho bạn sự bất tiện khi phải cài đặt thêm phông chữ trên máy tính hoặc điện thoại của bạn. PDF mở ra và hiển thị như là. Điều này có nghĩa là nó chứa tất cả các thông tin cần thiết về phông chữ và vị trí. Bạn có thể gọi định dạng này tự chứa.

Những tài liệu Word nào là tốt nhất cho

  • Trích xuất dữ liệu: Bạn có thể lấy và sử dụng lại tất cả dữ liệu trong tệp Word. Nó vẫn là một tập tin độc lập trong một tài liệu Word không giống như các file PDF. Tất cả các tệp tin bên trong tệp PDF nằm trong tài liệu chính, làm cho việc trích xuất thông tin cụ thể từ PDF trở nên khó khăn hơn nhiều.
  • Định dạng tài liệu: Các tài liệu Word được thiết kế để xử lý văn bản bên trong một tài liệu. Đó là lý do tại sao Word cung cấp rất nhiều tính năng cho định dạng văn bản. Bạn có thể dễ dàng thay đổi kiểu dáng, kích thước và phông chữ. Các công cụ khác như kiểm tra chính tả giúp bạn tránh lỗi chính tả. Các cài đặt này là trực quan, giúp bạn dễ dàng chỉnh sửa văn bản Word. Chỉnh sửa một tài liệu PDF yêu cầu phần mềm đặc biệt. Thật không may, các chương trình này thường không cung cấp cho bạn tất cả các tính năng trung bình .doc hoặc .docx trình biên tập nào.

Vậy Định dạng nào Tôi Cần?

Các tài liệu PDF và Word có các hốc khác nhau. Cách tiếp cận tốt nhất là sử dụng cả hai để thực hiện các nhiệm vụ cụ thể. Nếu văn bản của bạn được đọc bởi nhiều người, PDF là con đường để đi kể từ khi nó tiết kiệm không gian. Các tệp PDF cũng đảm bảo rằng mọi người đều nhìn thấy cùng một hình ảnh trên màn hình của họ. Mặt khác, nếu ai đó sẽ được chỉnh sửa các tài liệu của bạn, Word là sự lựa chọn tốt nhất.

PDF là cách để đi cho các loại tài liệu:

  • CV: đảm bảo các nhà tuyển dụng tiềm năng không nhìn thấy lỗi định dạng;
  • Các thỏa thuận hoặc hợp đồng cuối cùng: mọi người đều có cùng tài liệu ở định dạng ban đầu;
  • Bảng giá: không bao giờ có sự khác biệt khi dùng PDF.

Các tài liệu Word làm việc tốt hơn trong những trường hợp sau:

  • Một hợp đồng sơ bộ: các bên có thể dễ dàng sửa đổi hợp đồng;
  • Dự thảo thô: vẫn có thể thay đổi một cái gì đó;
  • Tài liệu mà nhiều người cộng tác.

Khi tài liệu của bạn đã vượt qua giai đoạn chỉnh sửa và bạn đã sẵn sàng hoàn tất nó, chuyển từ .doc hoặc .docx sang PDF là sự lựa chọn hợp lý.

Bằng cách đó bạn có thể kết hợp tốt nhất của cả hai thế giới: cộng tác và chỉnh sửa một cách dễ dàng và sau đó chuyển đổi tài liệu sang PDF khi bạn đã đạt đến phiên bản cuối cùng đáp ứng được mong đợi của bạn. Các dịch vụ trực tuyến như AltoWordtoPDF có thể giúp bạn làm điều đó.